Pilotprojekt som faktiskt går att utvärdera

Hur ofta mäts den faktiska effekten av ett nytt system eller en ny tjänst?

När större förändringar ska utvärderas används ofta enkäter där medarbetarna får svara på frågor som:

• Hur väl tycker du att det nya arbetssättet fungerar?

• Upplever du att systemet hjälper dig i vardagen?

• Hur nöjd är du med den nya lösningen?

Det kan vara värdefulla frågor. Användarnas upplevelse påverkar både införandet och möjligheten att realisera nyttan med en ny lösning.

Men svaren visar inte nödvändigtvis om investeringen har gett den effekt som motiverade den från början.

Om målet var lägre kostnader, kortare ledtider eller mindre manuellt arbete behöver även det mätas.

Vad betyder egentligen en lyckad pilot?

En utvärdering som huvudsakligen bygger på upplevelser påverkas av många faktorer.

• Hur ställdes frågorna? 
• Var undersökningen anonym? 
• Hur ser företagskulturen ut? 
• Hur mycket utbildning fick användarna? 
• Är människor generellt positiva till förändringen – eller saknar de fortfarande det gamla systemet?

Resultatet kan ge viktig information om hur lösningen tas emot, men det är svårt att använda som svar på den grundläggande affärsfrågan:

Gav investeringen den effekt vi ville uppnå?

Trots att det ofta handlar om stora investeringar är det förvånansvärt vanligt att det saknas ett tydligt utgångsläge att jämföra med.

Om man inte vet vad processen kostade, hur lång tid den tog och hur mycket manuellt arbete den krävde före införandet blir det också svårt att avgöra vad som faktiskt har förbättrats.

Om investeringar utvärderades på samma sätt

I artikeln ”Varför börjar så många IT-besparingar med en stor IT-kostnad?” jämförde jag stora IT-satsningar med investeringar på aktiemarknaden.

Tänk om en investeringsavdelning placerade stora belopp i riskfyllda värdepapper och sedan utvärderade resultatet genom att fråga medarbetarna hur de upplevde att investeringarna hade utvecklats.

Jag är ganska övertygad om att det inte skulle accepteras.

Man skulle naturligtvis mäta det faktiska ekonomiska utfallet.

Men när stora IT-investeringar ska utvärderas tycks det ibland räcka med att konstatera att lösningen är införd, att användarna har utbildats och att en majoritet svarat någorlunda positivt på en enkät.

Sedan förvånas man över att IT-kostnaderna fortsätter att öka.

Börja med en utgångspunkt

På Sinos vill vi att en pilot ska gå att utvärdera med konkreta resultat.

Därför börjar vi med att kartlägga hur den aktuella processen ser ut före piloten. Beroende på användningsområde kan det exempelvis handla om:

• direkta externa kostnader per ärende

• intern arbetstid

• total ledtid

• antalet manuella moment

• kvaliteten och fullständigheten i det insamlade underlaget

Det ger oss ett utgångsläge – en baseline – som resultatet från piloten kan jämföras med.

När ett ärende sedan hanteras genom Sinos kan vi mäta utfallet mot den tidigare processen. På så sätt går det att följa hur kostnad, arbetstid och ledtid faktiskt förändras.

Användarnas upplevelse ska fortfarande ingå i utvärderingen. Men den kompletterar den faktiska effektmätningen i stället för att ersätta den.

En pilot ska ge ett svar

En bra pilot ska inte bara visa att en teknisk lösning fungerar. Den ska ge tillräckligt underlag för att fatta ett beslut.

• Skapar tjänsten en mätbar besparing? 
• Förkortas ledtiden? 
• Minskar det manuella arbetet? 
• Håller resultatet tillräckligt hög kvalitet? Finns det delar av processen som behöver förändras?

Svaret behöver inte alltid vara ja. Det viktiga är att svaret går att lita på.

Det är också därför vi kan säga att den operativa besparingen med Sinos kan börja redan med det första ärendet. 

Vi behöver inte vänta på ett framtida transformationsprogram för att leta efter effekten.

Vi kan mäta den direkt.

Författare: Peter Ehrling, Sinos Solutions, 2026-09-26